La dématérialisation des factures clients et fournisseurs

Pour l’ IRSN, Kalydia invente un nouveau modèle organisationnel

L’Institut de Radioprotection et de Sûreté Nucléaire (IRSN) est un établissement Public en charge d’effectuer des recherches et des expertises sur les risques liés à la radioactivité. L’IRSN met en œuvre le Décret n° 2016-1478 du 2 novembre 2016 relatif au développement de la facturation électronique. Sont concernés : Etat, collectivités territoriales, établissements publics et opérateurs économiques. L’obligation de transmission des factures électroniques s’applique aux contrats en cours d’exécution ou conclus postérieurement.

L’IRSN automatise le traitement du rapprochement de ses factures fournisseurs et s’intègre pour l’ensemble des flux avec le portail Chorus (Réduire les coûts et les délais de traitement ; sécuriser les échanges, oeuvrer pour le développement durable)

LE PROJET KALYDIA

Kalydia a apporté une réponse complète : Licence et prestation de mise en œuvre.

  • Nous avons opté pour une solution totalement intégrée à SAP s’appuyant sur des technologies OPENTEXTSIM-VIM et Streamserve.
  • Etant distributeur des licences SAP, nous avons proposé à l’IRSN un engagement portant sur la fourniture de la solution logicielle et l’intégration, à la Solution SAP AGORA de gestion financière et budgétaire en place, dans un délai court et un planning contraint.

La solution est complètement opérationnelle depuis le 1er janvier 2017 pour les flux fournisseurs entrants et les flux clients sortant. L’IRSN a été le premier client à déployer cette solution.

LES BÉNÉFICES CLIENTS

Cette solution a rapidement été prise en main par les utilisateurs grâce à la mobilisation du métier.
La mise en œuvre de l’application a totalement éliminé le support papier.
L’application est accessible selon plusieurs modes : portail SAP, accès web et mobile.

Le projet a porté de nombreuses innovations :

  •  Réception de flux électroniques factures fournisseurs
  • Numérisation et archivage des factures papiers
  •  Pour chaque facture une piste d’audit est générée
  • Traitement des exceptions (avec détection automatique et paramétrable des exceptions et circulation via workflow des tâches de résolutions/validations)
  • Intégration native vers les fonctions de comptabilisation et paiement
  • Respect, dans chacune des étapes, des règles de gestion, des habilitations et de la structure organisationnelle définies dans le système SAP
  • Tableaux de pilotage et nombreux états de synthèse : vue à 360° du fournisseur
  • Gestion des statuts de traitement en interaction avec le Chorus Portail Pro (facture reçue, traitée…)
  • Émission de flux électroniques factures clients
  • Intégration des statuts en provenance du Chorus Portail Pro (facture reçue, traitée…)